MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES COMERCIALISE S.A.S.

I. MARCO LEGAL
El presente Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección de los Datos Personales, se rige bajo las siguientes disposiciones legales:

  • Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia;
  • Ley 1266 de 2008;
  • Ley 1581 de 2012;
  • Decreto 1727 de 2009;
  • Decreto 2952 de 2010
  • Decreto Único 1074 de 2015;
  • Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015
  • Demás disposiciones que la adicionen o modifiquen.

II. PRINCIPIOS GENERALES

COMERCIALISE S.A.S., sociedad comercial, identificada con NIT. 900.687.723 – 1 (en adelante “la Empresa o COMERCIALISE”), domiciliada en Cra. 48 No. 20-114 oficina 921 – Medellín, Colombia; garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

Cabe advertir que, los empleados, contratistas, proveedores y clientes de la Empresa y terceros en general, que lleguen a suministrar cualquier tipo de información, dato personal o sensible a COMERCIALISE S.A.S., podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

i. Definiciones
De acuerdo con el marco legal descrito en el numeral I) del presente Manual, COMERCIALISE S.A.S. se permite dar a conocer las siguientes definiciones:

  • a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales y/o datos sensibles.
  • b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • c) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ii. Principios Específicos
COMERCIALISE S.A.S., dando cumplimiento a la normatividad que regula la materia, procederá a dar cabal cumplimiento a todos los principios específicos, que constituyen en reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales y/o sensibles:

  • a) Principio de Legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales y/o sensibles, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
  • b) Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales y/o sensibles sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
  • c) Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por COMERCIALISE S.A.S., estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
  • d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • e) Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datospersonales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de dato personal que sea de su interés o titularidad.
  • f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
  • g) Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por COMERCIALISE S.A.S., será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su alteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
  • h) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en la Bases de Datos de COMERCIALISE S.A.S., se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Ley y en los términos de la misma. En virtud de lo anterior, COMERCIALISE S.A.S. manifiesta que ha suscrito un Acuerdo de Confidencialidad de la Información con cada una de las personas tienen acceso a las bases de datos de la Empresa.

III. DATO SENSIBLE
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

i. Tratamiento de Datos Sensibles
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

  • a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
    • En estos eventos, se procederá de la siguiente forma:
      • COMERCIALISE S.A.S. informará a los Titulares de la información:
        • (i) que por tratarse de este tipo de datos, no está obligado a autorizar su Tratamiento e (ii) informará cuales Datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.
  • b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  • c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
  • d) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

IV. AUTORIZACIÓN
Sin perjuicio de las excepciones previstas en el marco legal expresado en el presente Manual, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular; este será obtenida por medio un formato el cual se hará firmar por el titular de los datos que estarán sujetos a tratamiento por parte de COMERCIALISE S.A.S., y que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

i. Recolección de la Información
En desarrollo de los principio de finalidad y libertad COMERCIALISE S.A.S., se limitará a solicitar aquellos datos personales que son estrictamente pertinentes y adecuados para las finalidades con que son recolectados para el cumplimiento del objeto social y las cuales están descritas en el numeral siguiente, igualmente no hará uso de medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.

V. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Los datos personales y/o sensibles que son recolectados por COMERCIALISE S.A.S., para el adecuado desarrollo de su objeto social, tienen las siguientes finalidades:

  • Empleados:
    • a) Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran;
    • b) Compartir con terceros que prestan servicios a la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios jurídicos, proveedores de servicios de software, agencias de viajes y/o de turismo, Revisoría Fiscal, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información suministrada;
    • c) Administración de la relación laboral o contractual existente; Envío de comprobantes, reportes y certificaciones;
    • d) Pago de salario, prestaciones sociales, beneficios extralegales y demás conceptos económicos asociados a la relación laboral;
    • e) Realización de procesos disciplinarios, llamados de atención y terminación de relación laboral; Envío de información sobre convocatorias laborales;
    • f) Realización de pagos, aportes y reportes a las entidades de seguridad social, fondos de pensiones y cesantías, compañías aseguradoras y cajas de compensación familiar;
    • g) Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la  Compañía tenga algún convenio;
  • Clientes:
    • a) Comercializar bienes inmuebles;
    • b) Gestión contable, fiscal y administrativa;
    • c) Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre la Compañía y el Titular;
    • d) Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran; Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como, abogados, revisor fiscal, asesores contables, proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos;
    • e) Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer espacios comerciales; Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros; Realizar encuestas de satisfacción; Preparar estudios de mercado; Gestión de facturación y cobro;
    • f) Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgo;
    • g) Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.
    • h) Implementar programas de fidelización.

La información suministrada por el Titular de los datos a COMERCIALISE S.A.S., por cualquier medio ya se escrito, telefónico o por correo, solo será utilizada para los fines aquí descritos y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, podrán ser eliminados de la base de datos COMERCIALISE S.A.S. o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la Ley así lo exija.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  • a) El titular tenga un deber legal o contractual, que de alguna manera lo obligue a permanecer en la base de datos.
  • b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  • c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

VI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
COMERCIALISE S.A.S. informa a todos los Titulares de los datos personales y/o sensibles
que de acuerdo con los términos de ley, tienen los siguientes derechos:

  • a) Solicitar en cualquier momento a COMERCIALISE S.A.S. que su información sea rectificada, modificada, actualizada o eliminada.
  • b) Solicitar prueba de la presente autorización, salvo lo previsto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen o sustituyan.
  • c) Ser informado por COMERCIALISE S.A.S., previa solicitud, respecto de los usos aplicados a sus datos personales y/o datos sensibles.
  • d) Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
  • e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos y su administración, en casos de vulneración de los derechos y garantías constitucionales y legales.
  • f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales y/o datos sensibles divulgados a COMERCIALISE S.A.S.
  • g) Salvo en los casos expresamente autorizados, exigir la confidencialidad y la reserva de la información suministrada.

VII. PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA QUE LOS TITULARES EJERZAN SUS DERECHOS

1. Procedimiento para Consultar, Actualizar, Rectificar o Suprimir Información: 

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar al Oficial de Cumplimiento de Datos Personales de COMERCIALISE S.A.S., las consultas y reclamos de cualquier índole como: la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

  • a) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
  • b) Su representante, previa acreditación de la representación. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través un comunicado escrito que será presentado en cualquiera de los siguientes:
    • administracion@comercialise.com o en la Calle 20 Sur No. 27-55. Sótano 2. Mall San Lucas. Oficina 9841 – Medellín, Colombia.
    • El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
    • Copia de los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
    • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos de consulta, rectificación, actualización o supresión.
    • En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

La persona encargada de recibir los requerimientos del Titular del Dato, en cuanto al manejo y tratamiento de estos, será la responsable de dar respuesta a cualquier tipo de solicitud, dando cumplimiento a la normatividad vigente de la materia, y en los términos de tiempo establecidos por la Ley.

2. Procedimiento para Revocar la Autorización de Tratamiento de Datos Personales:
Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello deberán seguir el mismo procedimiento estipulado en el punto inmediatamente anterior, y especificar en su comunicado la pretensión de que sea revocada la autorización de tratamiento de sus datos personales.

VIII. ÁREA ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
COMERCIALISE S.A.S. designó a la persona en el cargo de Analista Administrativa como Oficial de Cumplimiento de Datos Personales. Esta persona será la responsable de atención al Titular, para cumplir con la función de protección de datos personales, la cual dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

La persona designada por COMERCIALISE S.A.S. estará disponible para que el Titular proceda con dichos trámites, en los siguientes:

  • administracion@comercialise.com o en la Calle 20 Sur No. 27-55. Sótano 2. Mall
    San Lucas. Oficina 9841 – Medellín, Colombia.

Para consultar la información personal, COMERCIALISE S.A.S. procederá de acuerdo al siguiente procedimiento:

  • 1. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta en dicho término, se le informará al Titular, expresando los motivos de la demora y en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

En caso de que el Titular de la información considere que su información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de los deberes que establece la ley, se podrá presentar un reclamo, de acuerdo a los siguientes:

  • 1. El reclamo por parte del Titular del Dato debe contener los siguientes requisitos:
    • a) Identificación, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección de notificación, todo lo anterior, acompañado de los documentos que den soporte a la reclamación.
    • b) Si el reclamo resulta incompleto, COMERCIALISE S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (05) siguientes a la recepción del reclamo para que se subsane las fallas. Si transcurridos dos (02) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo,
    • c) Una vez recibido el reclamo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (02) días hábiles.
    • d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ochos (08) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

ES PERTINENTE ACLARAR QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN O SUS CAUSAHABIENTES SÓLO PODRÁN ELEVAR QUEJA ANTE LA SUPERINTENDECIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO UNA VEZ HAYAN ELEVADO TRÁMITE DE CONSULTA O RECLAMO ANTE COMERCIALISE S.A.S. Y CUYA RESPUESTA NO HAYA SIDO SATISFACTORIA.

IX. DEBERES DE COMERCIALISE S.A.S. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

COMERCIALISE S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales y/o sensibles son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

X. DEBERES DE COMERCIALISE S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES
COMERCIALISE S.A.S. cuando actúe como Responsables del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

  • a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho dehábeas data.
  • b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del  tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  • h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  • i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  • k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

XI. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, COMERCIALISE S.A.S., ha adoptado y lo seguirá haciendo en el tiempo, las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a de las bases de datos evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

XII. VIGENCIA DE LAS POLÍTICAS
El presente manual rige a partir del 01 de octubre de 2016 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar en COMERCIALISE S.A.S.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]